メールでのミスを減らすために心がけていること
2009年05月17日 14:28
もちろんミスはします。にんげんだもの。
ただ、やり方をちょっと変えるだけで
ミスを減らすことならできるので
そのために心がけていることをいくつか。
日程の勘違いを避ける
仕事にしてもプライベートにしても
メールで人と会う約束をしていて、
片方または両方が日程を勘違いしていたという経験は
多くの人がしてるんじゃないだろうか。
「じゃあ来週の水曜日で」と約束していた場合に
水曜日は20日なのに21日だと思っていて
そのまますっぽかしてしまったとか
「27日にお伺いします」と言われて
27日は木曜日だと思いこんでそのつもりでいたら
相手が水曜日に来てびっくりしたとか。
こういうのは大抵
日付と曜日の組み合わせを間違って認識していることが原因なので
必ず両方を確認するようにしたいところ。
相手に曜日だけを告げられたときも日付だけを告げられたときも
返信するときは「○○日（△曜日）」というふうに
両方を書くようにしてます。
もちろん自分が勘違いしている可能性も同じくあるので
必ずカレンダーで確認してからですね。
最も間違えてはいけないと思う部分
もちろんタイプミスがまったくないのが一番だけど
日々交わすメールの全てを徹底的にチェックはできないし
社会通念上、致命的な部分じゃなかったら許容されるもんだとは思う。
が、最低限これだけは間違っちゃダメというのはあって、
たとえばそれは相手の社名や個人名。
もしかしたら相手は
笑って済ませたりスルーしてくれたりするかもしれないけど、
でもお名前を間違ってしまうというのは実に申し訳ないことだと思う。
「この世で最も重要な単語は相手の名前」
ぐらいのつもりでいてちょうどいいくらいじゃないだろうか。
常に完璧は無理だとしても、
少なくともお名前だけは丁寧に。
あやふやだったら名刺で確認するとか
場合によってはもらったメールの署名欄からコピペしてもいいかも。
相手のお名前を呼ぶのに
コピペは失礼という気もするんだけど、
ちゃんと覚えようという意識は持ちつつ
でも間違えないように、というつもりでなら
許されるんじゃないかと思ってます。
入力する順番を逆にする
メールを使い始めたころは
だいたいこういう流れで作業していた。
- 相手のメールアドレスを選ぶ（入力する）
- 件名を入力する
- 本文を入力する
- ファイルを添付する
こういう順番の人、多くないですか。
ところがこれをやっていると
- ファイルを添付し忘れる
- 件名が示すものと本文の内容があってない
- まだ書き終えてないのに送ってしまう
というミスが起きやすいので、
今はまったく逆でやってます。
- ファイルを添付する
- 本文を入力する
- 件名を入力する
- 相手のメールアドレスを選ぶ（入力する）
これを習慣にしていると、
- ファイル添付を忘れることがない。本文を書いてる途中で「あ、あれ添付しよう」と思ったときも、その場ですぐに添付すればだいじょうぶ。
- 本文のあとに件名を書くので、本文の要点を件名にまとめやすい。
- 全ての作業が完了するまでは送信先が空欄なので、途中で間違って送ることがない。
と、いいことだらけ。
これをやらない理由が思いつきません。
いま思いつくのはこれぐらいかな。
他に「こういうのもいいよ」というのがあったら教えてください。
なお、上記はあくまでミスを「減らす」という話なので
今後もミスをすることはあると思いますごめんなさい。
上記に加えて
「ミスした場合に備えて予防線を張っておく」
というのも大事かもしれませんね。
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