メールの件名のつけ方に気をつけてみる

「気をつけたい」って書いたけど、
本当に正直に言えば
メールをくださる方に「お願いしたい」こと。

もちろんメールの書き方なんて人それぞれで
これが正解というものはないと思う。

が、少なくとも自分の都合を言わせてもらうならば
件名に関してはこの3つをやっていただけると本当にありがたい。

お一人お一人に
「こうしてくれや」と言うわけにもいかないし
他の人はどう思ってるのかも聞いてみたいので
ここに書いてみることにした。

個人的にメールをくださる方が
もし以下に挙げるのと違うことをなさっていても
それを否定するものではなくて、
「実は個人的にはこうしてくださるとありがたいと思ってるんです」
という程度なので何卒。

件名には内容がわかるものを

当てはまる方はもうそのまんまになっちゃう事例ですが、
「○○です」とお名前が書かれた件名のメールをよくいただきます。

が、これだとその方と複数の話題についてやりとりするとき
どのメッセージがどの話なのかわからなくなってしまいます。

そもそも、メールの件名にお名前がなくても
差出人のところにはちゃんと出るので
そのお気遣いは必要ないんですね。

というわけで件名にはお名前を入れていただくより
どういう内容なのかがわかるような文言を入れていただく方が
ずっと具合がいいと思います。

美しいキャッチコピーみたいになっている必要はありません。
内容がわかれば単語でも十分です。

ひとつの件名にはひとつの話題を

これは人によって大きく意見が違うかも。

個人的な希望としては、
ひとつの件名(をもった一通のメッセージ)に含めるのは
ひとつの話題にしていただけると嬉しいです。

もちろん複数の話題が相互に関係を持つことも多いので
どこからどこまでがひとつというのは難いと思うんだけど、
例えば仕事に関する話題の中で
「ちょっと別件で、個人的な相談なんだけど」
という場合なら
別の件名をつけた別のメッセージにしていただくとか。

毎日たくさんのメールを読み書きしているので、
どこにどの話題があったかがひと目でわかるようになっていると
とってもありがたいのです。

「いきなり別件で送るのはちょっと・・・」
という場合は、本来の話題の最後にでも
「別件で相談があるので、それについてもあらためてメールします」
とでもつけていただくというのでどうでしょう。

なお、一つの件名で複数の案件が進行すると難しくなる
という話であって、
雑談混ぜんなという意味ではありません。

同じ話題を継続する場合、件名はそのままで

前項とは逆に、同じ話題が続いている場合
件名は変わらない方がいいと思います。

特に Gmail なんかだと
同じ件名のものはひとまとまりで表示されるので
そうなっていると前後の話題をたどるのが楽ちんです。

これが、やりとりの途中で件名が変わると
ひとつ前のメッセージがどんな内容だったかを探すのに
少し余計な手数がかかっちゃいます。

送る方も、件名そのままの方が
悩まずにすんでいいんじゃないでしょうか。

以上、個人的な希望を言うとこんな感じです。

「他にもこうしてもらえると助かる」とか
「異議あり!」とか
何かあったら教えてください。

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5 Responses to “メールの件名のつけ方に気をつけてみる”

  • 金の亡者

    2008/11/12 16:31

    件名ををつけないままやり取りしているとなぜか”Re:”がどんどん増えていく
    Re:
    Re: Re:
    Re: Re: Re:
    Re: Re: Re: Re:
    Re: Re: Re: Re: Re:
    Re: Re: Re: Re: Re: Re:
    みたいな感じ。受信トレイにきれいなピラミッドが出来上がっていく。
    「そんなことない!」って言われそうだけどがんばって書いてみた。

  • ありっさむ

    2008/11/12 21:59

    1件1メール、というのは仕事をしていてよくわかる。
    あと、講座についてのメールでも毎回「講座の件」は遡るのに非常に面倒。せめて「○△講座の件」にして欲しい。
    複数件にわたる(といってもせいぜい2~3件まで)場合、全部タイトルにそれらしきを入れて欲しい。
    例えば「△△講座の件と次月打ち合わせについて」とか。
    要は「誰から何の用で届いたメールか?」が一目瞭然であること、ですよね。

  • 2008/11/12 23:09

    メールは、難しいですよね…
    うまく書いたつもりでも、送信履歴に残っているし、そのまま返信されると、いつまでも後ろにゴミみたいに残っているし….
    書かれていること3件 賛成です!
    追加すれば、同じ内容で返信する場合、過去の内容は必要なものだけ…多くて3回分くらいにしましょう。
    タイトルの「Re」のネストもたいへん読みづらいですが、引用の「>」や「|」のネストも読みにくい。
    必要な部分のみ引用して、スマートに…
    そういえば、複数行のsignatureもジャマ。
    毎回自動挿入はやめましょう

  • 2008/11/13 20:52

    メールの件名、どうしていますか?

    こんにちは。ナオチェンコです。
    今日は久しぶりに仕事系のことを書いてみます。
    (仕事以外でも関係することだけど)
    唐突ですが、メールの件名っ…

  • 2008/11/25 22:20

    【mail】メールの件名に関してお願いしたい3つのこと

    なんかもう、書こうと思っていたネタがすでに書かれていたので、おもいっきりフューチャーしちゃおう。
    メールの件…