コピペでメールを送るときでも最低限配慮したいこと

複数の人に同じような用件でメールを送る場合
できることなら一人ひとりに向けて文章を書きたいところだけど
人数が多いとさすがに大変だし
本題の部分はどうやっても同じ文面になってしまう。
まあ同じことを伝えるんだから当然。

なので同報メールが使われることはあるし
せめて相手の名前は書いておくとか
出だしの挨拶だけは個人宛とかで
本題はコピペというメールもよくある。

必要に応じて使うのであれば
コピペメールも悪くないと思うのだが、
せっかく一部をパーソナライズするんなら
本文(コピペ部分)の書き方にもちょっとだけ気を配りたい。

例えばイベントの告知をする場合。

せっかく出だしで

○○さん

と相手の名前を呼ぶんなら、
そしてせっかくそのあと

先日のなんたらかんたらでは大変どうだらこうたらでした。ありがとうございました。

と個人向けのメッセージをつけるんなら、
本題(コピペ)のところで

お時間がある方はぜひ

は残念だと思う。

「方は」と言ってしまった瞬間に
その文章が多数に向けられていることを明示してしまう。

もちろん受け取る方も
イベント告知の本文がコピペであろうことぐらい
察しがついているだろうが、
それでも何となく自分宛の文章っぽく感じられる方が
いくらか感じがいいんじゃないだろうか。

例えばこういうときは
「お時間がある方はぜひ」を

お時間があればぜひ

と言い換えるだけでもだいぶ雰囲気が違う。

気にしない人や気づかない人の方が多いかもしれないけど
大勢にメールを送るのであれば
そこで気分が変わる人が一人でもいるかもしれない。

これを意識して1回読み返すだけで
反応が変わることもありうるので、
ちょっとだけ気を遣ってみるといいんじゃないかな。

なお、コピペメールでこの「残念」を避けるもう一つの方法がある。

以下はコピペです。よろしく!

潔い。

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